ANALISIS IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI KLAIM
PADA PT. ASURANSI XYZ
Abstrak
Adanya peningkatan jumlah
pengguna asuransi di Indonesia serta
masih terdapat permasalahan terkait efektifitas dan efisiensi penggunaan sistem menjadi alasan dilakukanya penelitian ini.
Implementasi sistem yang baik pada
proses penanganan klaim merupakan hal yang sangat penting, apabila dalam proses implementasinya masih ada
permalahan itu artinya perlu adanya pembenahan dalam pengimplementasian
sistem klaim untuk selanjutnya. Pengimplementasian
sistem yang baik akan mampu memberikan pelayanan yang baik kepada pengguna sistem tersebut. Berdasarkan
penelitian yang telah dilakukan oleh peneliti
PT. Asuransi XYZ menggunakan GTS (General Takaful System) sebagai aplikasi utama untuk semua kegiatan departemen.
Penelitian ini menunjukkan bahwa terdapat
beberapa masalah yang terjadi pada sistem yang selama ini diterapkan diantaranya adalah masih sering terjadi eror/not
responding, database yang perlu diperbaiki,
prosedur pengajuan klaim hingga pembayaran yang masih belum efisien, dan pada user itu sendiri. Maka peneliti
memberikan usulan solusi masalah yaitu dengan membenahi database yang
diterapkan, mengefisiensikan prosedur klaim, meningkatkan teknologi yang digunakan, dan meningkatkan kualitas user.
Dengan sistem yang baik, sistem
informasi klaim dapat terimplementasikan dengan efektif dan efisien sehingga kinerja pelayanan pun meningkat.
Kata kunci: analisis implementasi sistem informasi klaim pada
asuransi syariah
1. PENDAHULUAN
Keberlakuan Undang-undang tentang Usaha
Perasuransian merupakan salah satu upaya untuk mendorong pertumbuhan industri
asuransi khususnya, pertumbuhan ekonomi secara nasional. Peran asuransi dalam
menyumbangkan pertumbuhan perekonomian tidak hanya dalam sektor mobilisasi dana
masyarakat dalam memberikan alternatif penanaman dana (investasi), tetapi juga
meningkatkan kepedulian masyarakat tentang pengelolaan resiko (risk
management). Usaha asuransi yang dalam bentuk hukumnya sebagai salah satu
lembaga keuangan mempunyai fungsi pengelola resiko yang dialihkan oleh
masyarakat, di lain pihak, lembaga ini bertanggung jawab atas pengelolaan dana
yang terhimpun dari masyarakat dalam bentuk premi agar dapat memenuhi
kewajiban.
Asuransi yang ditawarkan beragam sesuai dengan
kebutuhan bahkan tingkat pendapatan masyarakat juga menjadi pertimbangan. Salah
satu jenis asuransi yang mengalami perkembangan adalah asuransi syariah, yaitu
asuransi yang dalam penerapannya berusaha memasukkan nilai-nilai kerohanian,
syariah atau nilai-nilai yang dibutuhkan oleh masyarakat dalam menyelaraskan
kehidupan dunia dan akhirat.
Melihat perkembangan asuransi ini, membuat
keberadaan dan perkembangan sistem informasi pun sulit untuk diabaikan.
Penggunaan sistem informasi pada perusahaan asuransi syariah murni diharapkan
mampu mendukung efektifitas dan efisiensi operasional perusahaan karena
perusahaan asuransi syariah memiliki prosedur yang berbeda dengan asuransi
konvensional. Akan tetapi pada implementasinya, sistem informasi klaim yang
diterapkan masih belum efektif dan efisien sehingga perlu diadakan penelitian.
Kebutuhan asuransi jenis
kendaraan bermotor roda empat mengalami peningkatan apabila mengacu pada data
jumlah kendaraan roda empat, kecelakaan yang lalu lintas, dan kejahatan
curanmor. Jumlah kendaraan baru tahun 2012 berdasarkan data Dispenda Surabaya
mengalami peningkatan bila dibandingkan dengan tahun 2011. Selisih
perbandingannya mencapai 7,11% sekitar 58.938 unit. Selain itu jumlah kendaraan
bermotor roda empat yang terdaftar sejumlah 1.397.519 unit (RRIonline.com).
Data dari Kepolisian Resor Kota Besar Surabaya jumlah kecelakaan lalu lintas
tahun 2012 sebanyak 1.136 kasus yang menyebabkan 311 orang meninggal, 472 luka
berat, dan 837 orang luka ringan serta jumlah curanmor 514 kasus (Kompas.com).
Tujuan dari penelitian ini adalah
1) Mengetahui dan menganalisis
sistem informasi klaim yang diterapkan di PT. Asuransi XYZ.
2) Menganalisis sitem dan
prosedur klaim yang diterapkan di PT. Asuransi XYZ.
2.
KAJIAN PUSTAKA
2.1.
Sistem Informasi
Menurut Mc. Leod (2001:11)
sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang
sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan menurut Davis (2002: 68), sistem
merupakan kumpulan dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi
bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud.
Definisi sistem informasi
menurut Scott (2004: 4), sistem yang diciptakan oleh para analis dan manajer
guna melaksanakan tugas khusus tertentu yang sangat esensial bagi berfungsinya
organisasi. Secara teknis sistem informasi dapat didefinisikan sebagai
sekumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan, memproses menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk
menunjang pengambilan keputusan, pengawasan dalam suatu organisasi, membantu
menganalisis permasalahan, menggambarkan hal-hal yang rumit, dan menciptakan
produk baru (Laudon & Laudon, 2007: 16). Sistem informasi ini berisi
informasi tentang orang-orang, organisasi, atau lingkungan di sekelilingnya.
McFarlan melihat posisi sistem
informasi maupun teknologi informasi terhadap suatu perusahaan dapat dilihat
dari dua perspektif utama:
a.
Seberapa besar ketergantungan perusahaan terhadap sistem informasi dan
teknologi informasi; dan
b. Seberapa besar potensi sistem informasi dan teknologi untuk dapat
memberikan keuntungan kompetitif bagi perusahaan.
Dilihat dari kacamata
manajemen strategis, masing-masing sistem di atas dapat dikategorikan
berdasarkan karakteristiknya.
a. Kelompok pertama adalah sistem informasi atau teknologi informasi yang
hanya berfungsi sebagai penunjang perusahaan (kinerja perusahaan tidak
bergantung kepada peranan teknologi informasi) dan tidak memiliki potensi yang
besar dalam memberikan keunggulan kompetitif perusahaan (McFarlan menamakannya
‘support’).
b. Jenis sistem kedua adalah teknologi informasi yang tidak secara langsung
memberikan keunggulan kompetitif kepada perusahaan, namun keberadaannya mutlak
diperlukan. McFarlan menamakannya ‘factory’ (mungkin karena sifatnya yang tidak
lebih sebagai mesin dalam pabrik) dimana Sistem Informasi Pelanggan pada
perusahaan asuransi merupakah salah satu contohnya. Jelas bahwa data lengkap
pelanggan harus dimiliki oleh sebuah perusahaan asuransi karena segala
perhitungan (seperti premi dan klaim) sangat bergantung kepada profil
perorangan. Namun sistem ini tidak secara khusus memberikan keunggulan
kompetitif kepada perusahaan dibandingkan dengan pesaing-pesaingnya.
c.
Kelompok ketiga adalah yang secara langsung dapat memberikan keunggulan
kompetitif kepada perusahaan yang memilikinya, namun secara prinsip perusahaan
tersebut tidak tergantung eksistensinya terhadap sistem informasi yang
bersangktun. Contoh yang paling jelas adalah aplikasi Sistem Telemedicine pada
industri rumah sakit. Tanpa adanya sistem ini, rumah sakit dapat berjalan
seperti biasanya tanpa ada gangguan yang berarti. Namun, dengan adanya Sistem
Telemedicine yang dapat menghubungkan rumah sakit yang bersangkutan dengan
masyarakat melalui internet, dapat meningkatkan daya saing rumah sakit tersebut
dibandingkan dengan rumah sakit lainnya. Masyarakat yang dapat berdialog dengan
mudah melalui internet (fasilitas chatting) dengan seorang dokter di rumah
sakit akan cenderung mendatangi rumah sakit yang bersangkutan jika mereka butuh
untuk berobat (karena puas dengan fasilitas Telemedicine yang disediakan).
Untuk kelompok yang satu ini, McFarlan menamakannya ‘turnaround’.
2.1.1. Sistem Informasi Berbasis
Komputer
Penggunaan komputer sebagai
salah satu komponen dalam sistem informasi pada dasarnya tidak mutlak. Namun,
mengingat makin kompleksnya pengolahan data, maka komputer sangat dibutuhkan
untuk memperlancar dan melaksanakan proses kerja suatu sistem informasi.
Menurut Oetomo (2002:44), digunakannya komputer dalam sistem informasi karena
memiliki kemampuan sebagai berikut: kecepatan, keakuratan, operasi otomatis,
kapasitas pengingat, kemampuan mengikuti perintah, dan daya tahan dalam
memproses.
2.1.2. Sistem Informasi Manajemen
SIM adalah salah satu
subsistem CBIS yang terbesar, bertujuan untuk menemukan kebutuhan informasi
yang umum dari semua manajer dalam suatu perusahaan atau dalam beberapa subunit
organisasional dalam suatu perusahaan. Sub unit bisa saja berasal dari area
fungsional atau tingkatan-tingkatan manajemen.
Menurut McLeod dan Schell
(2008: 12), definisi dari SIM adalah “Suatu sistem berbasis komputer yang membuat
informasi menjadi tersedia bagi penggunanya yang memiliki yang memiliki
kebutuhan serupa.” Tinjauan pokok unsur pengoperasian sistem informasi
manajemen merupakan cara untuk menjelaskan tentang sistem informasi manajemen.
Unsur pengoperasian sistem informasi manajemen dibedakan menjadi tiga aspek
tinjauan, yaitu berdasarkan komponen fisik, fungsi pengolahan, dan fungsi
keluaran untuk para pemakai. (Sutanta, 2003: 19)
2.1.3. Sistem Manajemen Basis Data
“Sistem manajemen basis data (database management system-DBMS)
adalah peranti lunak yang memudahkan organisasi untuk memusatkan data,
mengelola data secara efisien, dan menyediakan akses data bagi program
aplikasi. DBMS bertindak sebagai antarmuka antara program aplikasi dan file
data fisik.” (Louden & Louden, 2007: 266) Manajemen data menjadi hal wajib
untuk tetap menjaga kualitas dan kaakuratan data bagi manajemen. Manajemen data
menurut Gaol (2008: 321), yaitu pengumpulan data, integritas dan penguj ian,
penyimpanan, pemeliharaan, keamanan, organisasi, dan pengambilan.
2.2.
Internet
Menurut (Laudon & Laudon,
2007: 320), kata internet berasal dari kata internet working atau terhubungnya
jaringan-jaringan terpisah, yang masing¬masing memiliki identitasnya sendiri,
menjadi jaringan yang saling terhubung. Intranet dapat dijelaskan sebagai
jaringan organisasi internal yang menyediakan akses pada data perusahaan.
Intranet menggunakan infrastruktur jaringan perusahaan yang sudah ada bersama
dengan standar konektivitas internet dan peranti lunak yang dikembangkan untuk World
Wide Web. Sebuah perusahaan menciptakan ekstranet untuk memberikan kemampuan
pada vendor dan pelanggan yang sah untuk memiliki akses terbatas pada intranet
internalnya. Ekstranet sering digunakan untuk bekerjasama dengan perusahaan
lain untuk manajemen rantai pasokan, perancangan dan pengembangan produk, dan
pelatihan.
2.3.
Efektif dan Efisien
Efektif dan efisien merupakan
dua istilah yang saling berkaitan. Menurut Drucker (2003:22), efektif adalah
mengerjakan pekerjaan yang benar (doing the right things). Efisien adalah
mengerjakan pekerjaan dengan benar (doing things right). Bila suatu tujuan
tertentu akhirnya dapat dicapai, kita boleh mengatakan bahwa kegiatan tersebut
adalah efektif. Tetapi bila akibat-akibat yang tidak dicari dari kegiatan
mempunyai nilai yang lebih penting dibandingkan dengan hasil yang dicapai,
sehingga mengakibatkan ketidakpuasan walaupun efektif, hal ini disebut tidak
efisien. Sebaliknya bila akibat yang tidak dicari-cari, tidak penting atau
remeh, maka kegiatan tersebut efisien. Sehubungan dengan itu, kita dapat
mengatakan sesuatu efektif bila mencapai tujuan tertentu. Dikatakan efisien
bila hal itu memuaskan sebagai pendorong mencapai tujuan, terlepas apakah
efektif atau tidak).
2.4.
Pelayanan
Menurut Kotler dalam Tjiptono
(2005: 11), pelayanan atau jasa adalah “A service is any activity or
benefit that own party can offer to another that is essentially intangible and
does not result in the ownership of anything its production may or may not be tied
to physical product.”
Dari definisi di atas dapat dapat disimpulkan
bahwa pelayanan adalah setiap kemudahan atau fasilitas yang disediakan oleh
pihak yang melayani kepada pihak yang dilayani atau yang berkepentingan.
Pelayanan yang mampu diberikan oleh sistem kepada user sangat berpengaruh untuk
menentukan jalannya kinerja perusahaan.
2.5.
Jenis Perusahaan Asuransi
Perusahaan asuransi harus
merupakan organisasi yang beroperasi secara hasil guna dan tepat guna sesuai
dengan sifat alamiah usahanya. Dari sisi jenis perusahaan asuransi terdapat
beberapa kategori perusahaan asuransi.
a.
Perseroan
Perusahaan asuransi perseroan merupakan organisasi
swasta yang tunduk kepada peraturan perundangan yang berlaku, dibentuk untuk
memperoleh laba bagi pemegang saham. Dalam perusahaan perseroan, direksi bertanggung
jawab kepada pemegang saham.
b.
Bersama
Perusahaan asuransi bersama tunduk kepada peraturan
perundangan yang berlaku tetapi tidak mempunyai pemegang saham. Pemilik
perusahaan adalah pemegang polis, setiap orang yang membeli polis asuransi dari
perusahaan asuransi bersama menjadi pelanggan dan pemilik, mereka mempunyai hak
untuk memilih direksi perusahaan. Deviden polis merupakan
"pengembalian" bagian premi yang tersisa setelah perusahaan
menetapkan cadangan dan beban klaim dan biaya.
c.
Reasuransi
Perusahaan reasuransi merupakan cabang khusus dari
industri asuransi, dimana perusahaan asuransi mengalihkan sebagian dari resiko
yang diasumsikan kepada perusahaan asuransi lain. Proses ini berarti mengurangi
kerugian perusahaan asuransi akibat adanya pembayaran klaim yang cukup besar.
Perusahaan asuransi yang mengalihkan resiko dinamakan perusahann
"ceding", dan perusahaun yang menerima pengalihan resiko dinamakan
"reasuradur".
2.6.
Prinsip Dasar Asuransi
Kegunaan asuransi adalah
memberikan perlindungan ekonomls terhadap kerugian yang dapat terjadi, seperti
kematian, penyakit atau kecelakaan. Perlindungan ini diberikan dengan penuangan
dalam polis asuransi, yang secara sederhana merupakan suatu perangkat
pengakumulasi dana untuk memenuhi kerugian yang tidak pasti. Polis asuransi
merupakan kontrak ikatan hukum yang memuat janji dan tanggung jawab perusahaan
antara lalin sebagai berikut: untuk sejumlah uang tertentu (premi), suatu pihak
(penanggung) setuju untuk membayar kepada pihak lain (tertanggung atau ahli
warisnya) sejumlah uang tertentu (manfaat) atas terjadinya suatu kejadian.
2.7.
Asuransi Syariah
Di Indonesia sendiri, asuransi
syariah sering dikenal dengan asuransi Takaful. Kata Takaful berasal dari
takafala-yatakafalu yang berarti menjamin atau saling menanggung .“Arti dari
Takaful dalam pengertian muamalah adalah saling memikul risiko diantara sesama
orang, sehingga antara satu dengan yang lainnya menjadi penanggung atas risiko
yang lainnya 7 (Sula, 2004: 32)
Definisi klaim menurut Amrin
(2011: 197) merupakan pengajuan hak yang dilakukan oleh tertanggung kepada
penanggung untuk mendapatkan haknya berupa pertanggungan atas kerugian
berdasarkan perjanjian atau akad yang telah dibuat atau dengan kata lain klaim
merupakan proses pengajuan oleh peserta untuk mendapatkan uang pertanggungan
setelah tertanggung melaksanakan seluruh kewajibannya kepada penanggung yaitu
berupa penyelesaian pembayaran premi sesuai dengan kesepakatan sebelumnya.
2.8.
Implementasi
Implementasi adalah suatu
tanggung jawab manajerial yang paling penting. Implementasi melakukan apa yang
telah direncanakan dan dipandang sebagai proses penyelesaian rencana
operasional untuk dikembangkan pada akhir proses perencanaan sistem informasi.
Menurut Jogiyanto (2005: 573), kegiatan-kegiatan yang dapat dilakukan dalam
tahap implementasi ini adalah pemilihan dan pelatihan personil, pemilihan
tempat dan instansi perangkat keras dan lunak, pemrogaman dan pengentasan
program, pengetesan sistem, dan konversi sistem.
3.
METODE
Penelitian yang digunakan
adalah penelitian kualitatif. Menurut Sugiyono (2010: 14), penelitian
kualitatif adalah metode penelitian yang berlandaskan pada filsafat
postpositivisme, digunakan untuk meneliti pada kondisi obyek yang alamiah,
dimana peneliti adalah sebagai instrumen kunci, pengambilan sampel sumber data
yang dilakukan secara purposive dan snowball, teknik pengumpulan dengan
trianggulasi (gabungan), analisis data bersifat kualitatif, dan hasil
penelitian ini lebih menekankan makna dari pada generalisasi.
Menurut Moleong (2011: 6),
pendekatan penelitian kualitatif adalah penelitian yang bermaksud untuk
memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subyek penelitian dengan cara
deskripsi dalam bentuk kata-kata pada suatu konteks khusus yang ilmiah dan
dengan memanfaatkan berbagai metode ilmiah. Berdasarkan pendapat di atas, dapat
disimpulkan bahwa penelitian kualitatif adalah sebuah penelitian yang meneliti
subyek penelitian dengan berinteraksi langsung dengan informan yang terjadi
secara alamiah, apa adanya, tanpa manipulasi dan menekankan pada deskripsi
secara alami. Fokus penelitian ini adalah implementasi sistem informasi klaim
pada asuransi syariah. Untuk mencapai tujuan analisis kualitatif, tahapan
penelitian yang digunakan adalah sebagai berikut:
1) Tahap Pendeskripsian, peneliti memasuki obyek tempat penelitian,
selanjutnya peneliti membaca, melihat gambar, berpikir, melihat aktivitas
actors (pelaku) dan kemudian mendeskripsikan apa yang dilihat, didengar dan
dirasakan dalam suatu tulisan, untuk kemudian dibuat suatu kesimpulan. Penulis
juga mengamati tahapan-tahapan implementasi sistem mulai dari pemilihan dan
pelatihan personil kunci, pemilihan tempat dan istansi perangkat keras dan
lunak pemrogaman dan pengetesan sistem selama ini, dan konversi sistem yang
diterapkan.
2) Tahap Reduksi Data, peneliti
melakukan wawancara kepada beberapa informan yang berhubungan dengan sistem,
dan selanjutnya data dari hasil wawancara tersebut kemudian direduksi. Tahap
reduksi data diartikan secara sempit sebagai proses pengurangan data, namun
dalam arti yang lebih luas adalah proses penyempurnaan data, baik pengurangan
terhadap data yang kurang perlu dan tidak relevan, maupun penambahan terhadap
data yang dirasa masih kurang.
3) Penyajian Data, data yang
telah didapat kemudian dianalisis dan ditinjau kembali berdasarkan landasan
teori yang telah dijabarkan dalam kajian teori, sehingga dapat dicocokan apakah
ada kesamaan antara landasan teoritis dengan hasil yang dicapai. Analisis
implementasi sistem informasi klaim pada asuransi syariah dengan mengacu pada
teori implementasi sistem Jogianto (2005: 573) dan dikaitkan dengan pelayanan
yang diberikan kepada pengguna asuransi.
4) Proposisi, hasil penelitian
ini adalah berupa proposisi atau dugaan. Menurut Miles dan Huberman dalam
Prastowo (2011: 248), analisis data kualitatif mencakup tiga alat kegiatan
yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Pada penarikan
kesimpulan dilakukan ketika peneliti mencatat keteraturan, penjelasan, dan
proposisi.
4.
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1.
Analisis implementasi sistem informasi yang diterapkan.
Berdasarkan wawancara,
observasi, dan dokumentasi yang telah dilakukan, PT. Asuransi XYZ menggunakan
GTS (General Takaful System) sebagai aplikasi utama untuk kegiatan semua
departemen. Aplikasi ini memiliki beberapa kelemahan selama ini diterapkan oleh
PT. Asuransi XYZ. Analisis ini mengacu beberapa pendapat pada kajian
teori yang dibagi menjadi beberapa kategori, yaitu pemilihan dan pelatihan
personil, pemilihan tempat dan instansi perangkat keras dan lunak, pengetesan
sistem, konversi sistem, sistem informasi klaim, dan kualitas pelayanan dengan
adanya sistem informasi sehingga bisa diketahui efektivitas dan efisiensinya.
Kelemahan-keleman tersebut antara lain:
1.
Sering terjadinya error saat akses GTS karena akses data secara
bersamaan.
2.
Informasi kebijakan baru penggunaan
SI yang belum merata.
3.
Belum ada pelatihan rutin untuk meningkatkan kapasitas pegawai selaku
user.
4.
Keterlambatan registrasi dan verifikasi
klaim ketika jumlah pengajuan klaim banyak dalam waktu yang hampir bersamaan.
5.
Belum ada aturan terkait penggunaan media penyimpanan portable milik
pegawai pada komputer kantor.
6.
Format filing data klaim yang mampu mengakses keseluruhan data belum ada.
7.
Masih ada data-data yang tercecer.
8.
Koneksi internet dari Telkom Speedy yang sering mengalami kendala.
9.
Belum ada GPS pada kendaraan milik nasabah.
10.
Pembayaran klaim harus melalui perijinan kantor pusat.
Gambar Tampilan awal GTS
Untuk itu peneliti memberikan usulan pemecahan masalah dari
beberapa
kelemahan sistem informasi klaim yang sedang berjalan ini dengan cara sebagai berikut:
1. Kuota kapasitas penerimaan
akses GTS
diperbesar.
2. Adanya masukan kepada top
level terkait mekanisme yang jelas
mengenai proses pemerataan informasi
kebijakan-kebijakan SI terbaru.
3.
Pelatihan rutin untuk pegawai selaku user, minimal sekali dalam setahun.
4. Meningkatkan kualitas
personil, yaitu pegawai yang menjadi staf bagian klaim.
5.
Membuat tata aturan yang berkaitan dengan penggunaan komputer kantor.
6.
Ada perbaikan di database misalnya perbaikan pada proses data di bagian klaim.
7.
Membuat DSS untuk mengintegrasikan
data-data yang tercecer.
8.
Kesepakatan baru dengan Telkom Speedy sebagai mitra kerja jangka panjang.
9.
Pemasangan GPS disetiap kendaraan
roda empat milik nasabah.
10. Penambahan baru tabel database
unit klaim.
11.
Pemberian hak pada kantor pemasaran untuk membayar klaim nasabah yang terdaftar pada
kantor tersebut.
4.2.
Analisis Kelemahan Sistem
Sistem informasi klaim yang dimiliki oleh PT.
Asuransi XYZ menggunakan software
General Takaful System sebagai aplikasi utama yang mampu mengelola
dan mengolah data yang diperlukan selama
proses pembayaran klaim berlangsung,
yang tentunya mampu mengintegrasikan
data- data dari departemen yang
berbeda-beda. GTS ini diharapkan mampu untuk menghasilkan output yang berkualitas. GTS merupakan sistem yang dibuat oleh perusahaan
IT, yaitu Bass Consulting, sebuah
perusahan yang bergerak di bidang IT, meliputi IT Consulting dan software development. Jadi, dengan kata lain komponen pembentuk sistem ini hanya diketahui oleh pihak Bass selaku pembuat.
Beberapa permasalahan yang terjadi dalam sistem
informasi klaim adalah hampir setiap hari terjadi error karena akses data
secara bersamaan. Adanya data yang tercecer dan teknik filing yang berada pada
file yang dimiliki oleh departemen lain sehingga apabila ada departemen yang
berbeda ingin memperoleh data tersebut harus menghubungi satu persatu
departemen yang lain. Dari segi keamanan dan pemeliharaan sistem, belum ada
peraturan terkait penggunaan media penyimpanan portable milik pegawai yang
dipakai dengan komputer perusahaan sehingga memungkinkan penyebaran virus atau
penyalahgunaan komputer perusahaan. Koneksi internet yang bermasalah cukup
mengganggu pekerjaan pegawai. Melakukan proses keuangan, pembayaran, antrian
bayar, kerja sama dengan bengkel, dan
melakukan komunikasi dengan mitra (perusahaan, bank, lembaga, sekolah, yayasan)
dalam pembayaran klaim dilakukan dengan email atau aplikasi web yang disepakati
bersama.
Tidak ada pelatihan rutin
terkait perkembangan
GTS menjadi masalah lain. Apabila ada perubahan maka akan diinformasikan melalui email. Padahal, informasi yang diberikan oleh
kantor pusat
sering tidak merata. Keterlambatan pembayaran klaim beberapa kali terjadi karena proses registrasi dan verifikasi yang lama. Proses ini dipengaruhi oleh jumlah pengajuan klaim dari nasabah yang masuk serta persetujuan dari Kepala Kantor Pemasaran Surabaya.
4.3.
Analisis Keunggulan Sistem
Sistem informasi klaim yang diterapkan oleh PT.
Asuransi XYZ memiliki beberapa
keunggulan:
1) Aplikasi General Takaful System sudah berbasis web yang akan diujicobakan dan dikembangkan dengan PHP.
Sehingga memudahkan
pegawai untuk mengakses dimanapun dan kapan pun berada.
2) Hampir sebagian proses dilakukan dengan menggunakan komputer online. Mulai dari registrasi dan verifikasi berkas, komunikasi dengan bengkel, komunikasi dengan kantor pusat, mengirim disposisi ke bagian
keuangan, hingga pembayaran klaim. Ini
cukup menguntungkan karena keakuratan
data, kesempurnaan informasi,
efisiensi waktu, relevansi, mudah,
dan murah. Akses mendapatkan informasi
pun mudah.
3) Perawatan terhadap sistem dilakukan
secara rutin. Scan
virus dilakukan setiap hari oleh IT pusat untuk seluruh kantor yang ada di Indonsia. Kondisi hardware seperti modem, kabel-kabel, CPU, dan lain-lain selalu
dilakukan pengecekan rutin setidaknya
sebulan sekali.
4) PT. Asuransi XYZ menggunakan Merimen Versi 10 untuk melakukan komunikasi data
dengan bengkel. Hal ini sangat
memudahkan karena semua data yang
dibutuhkan terkait kondisi kendaraan
sudah termuat di dalamnya.
5) User yaitu pegawai PT. Asuransi XYZ memiliki
kemampuan menggunakan komputer.
4.4.
Penarikan Kesimpulan
Berdasarkan penelitian yang dilakukan dapat ditarik kesimpulan bahwa terdapat beberapa kelemahan pada sistem informasi klaim PT. Asuransi XYZ sehingga menimbulkan beberapa masalah. Kelemahan tersebut antara lain:
1) Masih sering terjadi error saat akses GTS karena akses data secara bersamaan.
2) Keterlambatan penyampaian informasi atau kebijakan baru yang belum merata.
3) Belum ada aturan terkait
penggunaan media
penyimpanan portable milik pegawai
kantor selaku user pada komputer
kantor.
4) Keterlambatan pembayaran klaim kerana registrasi dan
verifikasi berkas klaim yang lama dan kewajiban persetujuan kantor pusat atas
klaim yang diajukan.
5) Belum adanya teknik filing untuk beberapa data yang belum terintegrasi.
6) Belum ada GPS pada kendaraan milik nasabah untuk melacak keberadaan kendaraan nasabah dan
memberikan sinyal apabila kendaraan mengalami kerusakan.
7) Koneksi internet Telkom
Speedy yang sering
mengalami kendala.
8) Belum ada pelatihan rutin
untuk meningkatkan kapasitas pegawai selaku user.
Berdasarkan penelitian
tersebut, peneliti berusaha untuk memberikan alternatif atau rekomendasi
pemecahan masalah yang terjadi pada perusahaan terkait sistem informasi klaim PT. Asuransi XYZ. Berikut ini alternatif
pemecahan masalah, diantaranya:
1) Meningkatkan kapasitas GTS
baik dari segi kuota akses, termasuk perlunya Decision Support System agar
memudahkan kepala pemasaran dalam melakukan keputusan.
2) Adanya peraturan terkait
penggunaan komputer kantor mengingat komputer dan data yang ada di dalamnya
merupakan aset perusahaan yang harus dipelihara dan dijaga.
3) Perlunya pelatihan rutin
sehingga kapasitas kepahaman dan keahlian user meningkat terutama bila ada
perubahan agar informasinya merata.
4) Perlunya GPS yang dipasang
pada semua kendaraan milik nasabah agar dapat selalu dipantau dan apabila terjadi kerusakan lebih cepat untuk diambil tindakan.
5) Peningkatan kualitas personil sehingga
prosedur pembayaran dapat dipersingkat dan nasabah lebih cepat dilayani.
Berikut adalah rekomendasi prosedur baru yang
berbentuk flowchart:
Nasabah
 |
Departemen Keuangan
Keterangan Flow Chart pembayaran Klaim:
1) Nasabah:
GPS yang terpasang
pada kendaraan nasabah megirimkan sinyal ke sistem asuransi bahwa telah
terjadi kecelakaan/ tabrakan/ benturan/ terbalik/ tergelincir/ terperosok/ tersambar petir/ kebakaran, selain itu bisa juga perbuatan jahat atau pencurian
maka GPS bisa menunjukkan dimana
letak kendaraan tersebut. Kemudian
nasabah melengkapi kelengkapan
pengajuan klaim. Pada saat
mengajukan klaim kendaraan bermotor
maka nasabah diharuskan untuk
melengkapi berkasberkas pengajuan
klaim sesuai dengan Pasal 14 tentang
dokumen pendukung klaim dalam Polis
Standar Kendaraan Bermotor Indonesia
(Takaful Umum: 9). Oleh
nasabah kemudian dokumen-dokumen ini
diberikan kepada departemen klaim
untuk diproses.
2) Departemen Klaim:
a.
Menerima sinyal yang dikirimkan oleh GPS yang terpasang pada kendaraan
nasabah.
b. Segera menghubungi nasabah dan meminta nasabah untuk melengkapi
kelengkapan berkas pengajuan klaim.
c. Menerima dan memeriksa dokumen-dokumen yang telah dilengkapi oleh
nasabah, apabila dokumen belum lengkap atu belum sesuai maka akan dikembalikan
kepada nasabah untuk segera dilengkapi.
d. Apabila dokumen sudah sesuai maka akan dilakukan survey terhadap kerugian
yang dialami oleh tertanggung.
e. Kemudian dilakukan verifikasi berkas klaim peserta apakah klaim tersebut
layak bayar atau tidak. Klaim yang diajukan oleh tiap peserta meliputi beragam
dokumentasi yang diverifikasi diantaranya adalah: dokumen klaim, polis masih
dalam kondisi in force, peristiwa yang masih dalam kontrak, peristiwa kerugian
tidak dalam pengecualian polis.
f.
Melakukan input data ke dalam program GTS, data ini akan langsung
terkoneksi dengan server.
g.
Melaksanakan registrasi ke bengkel yang menjadi mitra
h. Menunggu harga estimasi dari bengkel, apabila sudah terima harga estimasi
dari bengkel maka akan dicocokan dengan estimasi biaya yang telah dibuat oleh
departemen klaim. Apabila tidak sepakat dengan estimasi harga dari bengkel maka
akan dilakukan permintaan kembali kepada bengkel tertait dengan estimasi biaya.
Apabila sepakat maka kendaraan motor tersebut akan diproses dibengkel
i. Kemudian menerima kwitansi dari bengkel
j. Membuat payment voucher atau disebut dengan claims payment requisition form dengan menggunakan program
GTS.
k. Kemudian dikirimkan ke departemen keuangan.
3)
Departemen Keuangan:
a.
Menerima kwitansi asli dan claims payment
requisition form dari departemen klaim.
b.
Memeriksa NPWP dan nomor rekening bank yang digunakan oleh bengkel.
c. Menerima file disposisi dari bagian klaim melalui program GTS kemudian dikirimkan ke kantor pusat.
d. Asuransi Takaful Umum Kantor Pemasaran Surabaya akan langsung
melakukan pembayaran tagihan ke bengkel memalui transfer ke rekening bengkel.
e. Kemudian departemen keuangan menerima bukti transfer sebagai arsip kantor.
4.5. Proposisi
Hasil penelitian ini adalah
berupa proposisi yaitu “jika
sistem informasi klaim yang
dimiliki oleh PT.
Asuransi XYZ berjalan baik, diantaranya:
1. GTS memiliki kuota akses yang
lebih besar.
2. Memasang GPS pada semua kendaraan roda empat milik
nasabah.
3. Pemberian pelatihan sistem
kepada user secara rutin.
4. Menggunakan Decision Support System.
5. Perbaikan pada database.
6. Meningkatkan kualitas personil bagian
klaim.
7. Pemberian hak kepada kantor pemasaran untuk melakukan
pembayaran klaim.
8. Akses internet yang selalu
baik.
9. Adanya peraturan dalam
penggunaan hardware dan software milik kantor. maka sistem
informasi klaim akan terimplementasi efektif dan efisien sehingga kinerja pelayanan pun akan meningkat.”
5.
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Berdasarkan
penelitian dan analisis yang telah dilakukan pada sistem pembayaran klaim di PT. Asuransi XYZ,
disimpulkan:
1)
Dari segi komponen fisik, aplikasi Web GTS dan
Merimen Versi 10 yang sudah cukup baik dan mudah sehingga memudahkan jalannya
operasional walaupun masih sering mengalami error yang disebabkan keterbatasan
kuota akses. Perangkat keras yang digunakan sudah memenuhi standar kebutuhan.
Berkas file juga sudah memenuhi ketentuan standar polis yang digunakan Asuransi
seluruh Indonesia. Pengelola IT dan user memiliki keahlian di bidangnya
masing-masing tetapi belum ada pelatihan rutin terkait peningkatan kapasitas
penggunaan sistem. Prosedur yang berlaku sudah baik namun persetujuan
pembayaran melalui kantor pusat dapat memperlambat proses klaim. Selain itu
akses internet yang masih sering error.
2) Dari segi system informasi, pengumpulan data,
penyimpanan, pemeliharaan, keamanan, dan
pengorganisasian data sudah baik. Web GTS mampu mensinergiskan data bagian
klaim, keuangan, dan kepala kantor pemasaran secara online tetapi untuk teknik
filing dan format masih harus diperbaiki karena masih ada data yang tercecer.
3) Dari segi pelayanan, penggunaan sistem informasi
ini mampu mengefektifkan kinerja perusahaan. Penerapan sistem informasi belum
efisien karena keterlambatan pembayaran klaim yang disebabkan kebijakan
perlunya persetujuan kantor usat untuk disposisi yang akan dibayarkan padahal
sudah mendapatkan persetujuan dari kepala kantor pemasaran. Antrian bayar tidak
bisa diprediksi waktunya karena tergantung banyaknya jumlah antrian disposisi.
4)
PT. Asuransi XYZ belum memiliki peraturan yang mengatur user
dalam penggunaan komputer ataupun perangkat keras milik kantor.
5.2.
Saran
Berdasarkan
hasil penelitian secara keseluruhan maka peneliti memberikan saran sebagai
bahan pertimbangan bagi PT. Asuransi XYZ untuk perbaikan dalam implementasi sistem
informasi klaim agar bisa lebih optimal, yaitu sebagai berikut:
1) Perbaikan pada database dengan menambah kolom
data pada bagian klaim, meningkatkan kuota akses Web GTS, dan penerapan DSS
untuk memudahkan pengambilan keputusan.
2) Peningkatan kualitas personil sehingga mampu
mengangani banyak klaim nasabah secara cepat.
3) Adanya peraturan yang terkait penggunaan
perlengkapan milik kantor.
4) Pelatihan rutin untuk meningkatan kapasitas
pegawai.
5) Pemasangan GPS pada seluruh kendaraan roda
empat milik nasabah.
6) Kesepakatan baru dengan Telkom Speedy sebagai
mitra kerja jangka panjang.
7) Pemberian hak kepada kantor pemasaran untuk
melakukan pembayaran klaim.
DAFTAR PUSTAKA
Amrin, Abdullah. 2011. Meraih
Berkah Melalui
Asuransi Syariah: Ditinjau dari
Perbandiangan dengan Asuransi Konvensional. Jakarta: PT Elex Media Komputindo
Davis, G.B. 2002. Kerangka
Dasar SIM. Jakarta:
PT. Pustaka Binaman Pressindo
Druker, F. Peter. 2003. On
The Profession Of The
Management. Cambridge:
Harvard Bussines Review Book
Gaol, Chr, Jimmy L. 2008. Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi. Jakarta: Grasindo
Jogiyanto, H.M. 2005. Analisis
dan Desain
Sistem Informasi: Pendekatan
Terstruktur, Teori, dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi
Offset
Laudon, C. Kenneth dan Jane P.
Laudon. 2007. Management
Information System 10th ed,
Manajemen Sistem Informasi Edisi 10 Buku 1. Jakarta: Salemba
Empat
Moleong, Lexy J. 2011. Metodologi penelitian kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya
Mc Leod, Jr, R dan Schell,
George P. 2008. Management
Information System
10th ed, Sistem Informasi manajemen Edisi 10. Jakarta: Salemba Empat
Oetomo. 2002. Perencanaan
dan Pembangunan Sistem
Informasi. Yogyakarta: Andi Offset
Prastowo, Andi. 2011. Metode
Penelitian Kualitatif dalam Perspektif Rancangan Penelitian. Yogyakarta: Ar-Ruzz Media
Scott, G.M. 2004. Principles of Information System, Prinsip-Prinsip Sistem
Informasi.
Jakarta: PT. Raja Grafindo
Sugiyono. 2010. Metode Penelitian Bisnis. Bandung: Alfabeta
Sula, Muhammad Syakir. 2004. Asuransi Syari'ah (Life and General): Konsep dan Sistem Operasional. Jakarta: Gema Insani Press
Tjiptono, Fandy dan G.
Chandra. 2005. Service
Quality Satisfaction. Yogyakarta. Andi Offset
Tidak ada komentar:
Posting Komentar